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"Jusqu'où peut-on maîtriser son propre temps ?"

Par : Eric Albert,Les Echos

Lors d'une réunion de travail avec des dirigeants que j'invitais à réfléchir à l'éternel sujet de l'usage de leur temps, plusieurs d'entre eux exprimaient cette perception de n'avoir aucune prise sur leur agenda. « Les réunions s'enchaînent les unes à la suite des autres… »

En fait, c'est le dirigeant qui se sent enchaîné à son emploi du temps. D'ailleurs, tout de suite après vient le constat d'impuissance : « J'y ai déjà réfléchi très souvent et je ne vois pas ce que je peux enlever. » Pourtant, en côtoyant beaucoup d'entre eux, je constate que chacun ne met pas le curseur de ce qui est important au même endroit.

L'usage de notre temps professionnel est le résultat d'un mélange entre nos propres émotions et des pressions extérieures. Commençons par nos émotions : inquiétude de ne pas être au courant, besoin de prouver sa légitimité, plaisir à faire certaines activités, culpabilité de ne pas être disponible pour les autres, envie d'aller vite, préoccupation que des décisions puissent se prendre sans soi… Chacun continuera la liste en faisant appel à sa propre expérience.

S'y ajoutent l'environnement et tous les autres, qui, des collaborateurs aux clients en passant par les collègues et les chefs, nous inondent d'e-mails, nous sollicitent en permanence et requièrent au minimum notre présence, souvent notre attention, parfois notre contribution. Bref, notre temps et notre énergie. En première ligne, les réunions. Elles se sont tellement multipliées que, dans la plupart d'entre elles, il est admis que chacun puisse faire autre chose et notamment consulte et réponde à ses courriels. Elles deviennent ainsi plus tolérables et l'exigence d'efficacité collective baisse d'autant. Lorsqu'un participant ressent de l'impatience, il ne cherche pas ce qui pourrait rendre la réunion plus courte et efficiente, il s'isole à travers sa machine à communiquer pour « gagner du temps ».
Deux approches

Au moins une fois par an, il n'est pas inutile de remettre en question son emploi du temps en passant par deux approches complémentaires. C'est évidemment d'abord sur soi que le questionnement doit porter. Pour cela, je suggère souvent à mes interlocuteurs de répartir leurs tâches sur un graphe avec, en ordonnée, le plaisir ressenti à l'exécution de la tâche et, en abscisse, sa réelle valeur ajoutée personnelle. La case qui cumule absence de plaisir et forte valeur ajoutée et celle qui associe fort plaisir et faible valeur ajoutée sont celles sur lesquelles il faut s'interroger.

Ensuite, la remise en question porte sur la relation aux autres avec cette double question : de quoi a-t-on vraiment besoin de la part des autres pour faire son job et en quoi est-ce que sa propre contribution est vraiment utile au travail collectif. Enfin, gardons en tête qu'un emploi du temps doit laisser de l'espace libre pour faire face aux imprévus et pour… réfléchir. Réfléchir justement à l'usage de son temps, ce qu'il faut recommencer à faire au moins une fois par an. C'est souvent plus fécond de le faire avec un interlocuteur qui questionne et remet en question ses propres certitudes.